Dicas para ser eficaz na gestão do seu tempo!

Gestão do tempo – Como gerar mais tempo de qualidade para sua vida! Muito tem se falado sobre gestão do tempo, mas você realmente sabe o que é e qual a importância desse tema dentro da sua vida de forma geral?

Na teoria, é o planejamento e execução do controle sobre a quantidade de tempo gasta com atividades específicas, especialmente para aumentar a efetividade, eficiência e produtividade. Esse controle ou gestão, é feito através de um conjunto de ações, habilidades, ferramentas e técnicas. Inicialmente, a gestão do tempo se referia apenas a negócios ou atividades de trabalho, mas o termo foi expandido para incluir também atividades pessoais.

A falta de tempo para coordenar tantas atividades simultâneas, profissionais e pessoais, é quem grita pela gestão, e é ela quem impede que você surte e também consiga ter mais momentos de qualidade na sua vida, ou seja, gestão de tempo = sanidade mental rsrs (pelo menos pra mim)

Na prática a gente sabe que não é tão fácil assim, e não é como uma receita de bolo, o mesmo método ou forma de conduzir essa gestão não funciona igual pra todo mundo! Como tudo na vida, a gestão eficaz do tempo só é bem sucedida quando ela se torna um hábito, e para que ele se torne um hábito, leva tempo e exige muita determinação, mas vale MUITO a pena! Sem mais delongas, segue abaixo alguns passos, para dar um ponta pé inicial na sua gestão de tempo e te dar um pouquinho mais de paz e de qualidade na sua vida!

Passo 1 – Mapeamento de Atividades! Reserve um tempo para fazer uma lista, nela você deve colocar todas as atividades semanais que são frequentes, como por exemplo, Ir a academia, aula de inglês, trabalhar, ir ao mercado, ir ao salão de beleza/barbeiro, e então analise quanto tempo você gasta com cada uma delas e em quais dias da semana e final de semana. Se você não tem tempo definido nem para essas atividades, já começou errado my friend, volte uma casa! Depois de definido os horários em que você está ocupado(a) com atividades frequentes, faça uma lista das atividades que podem ser rotineiras mas não na mesma frequência que você faz na semana, como por exemplo; Ir a costureira, consulta médica, exames, atividade física extra, Pós Graduação, entre outras.

Dica 2 – Análise e Organização das atividades! Depois de definido essas duas listas coloque elas em uma agenda, pode ser de papel mesmo, para que você tenha uma visão macro da sua semana, o objetivo desse exercício é que você tenha essa visão macro e entenda se os horários que você já faz as atividades e tarefas são o melhor horário ou é possível fazer alguns ajustes, como mudar alguma atividade para o início da manhã, mudar de segunda-feira para quarta-feira e assim é possível otimizar tempo. Importante adquirir o hábito de colocar tudo na sua agenda, física ou no Google agenda por exemplo e deixar habilitado para que o Google agendas possa te enviar mensagens 5, 10, 30 minutos antes do seu próximo compromisso.

Dica 3 – Organização das tarefas diárias. Depois que sua agenda macro estiver organizada, é hora de organizar as tarefas diárias. Costumo organizar a minha agenda sempre um dia antes, então quando estou finalizando meu dia de trabalho, analiso tudo que fiz no dia, o que ficou pendente e que devo passar para o próximo dia, bem como as novas tarefas. É importante que essa lista seja feita no dia anterior, para que você já comece o dia seguinte pronto.

Levo em consideração dois critérios para estabelecer a minha lista de afazeres, são eles;

1. Prioridade (alta, média e baixa).

2. Tempo de execução (Curto, médio, longo) 1. Prioridade 1.1 Alta – Tarefas que DEVEM ser realizadas no mesmo dia, o quanto antes. 1.2 Média – Tarefas que podem ser realizadas em até 2 dias 1.3 Baixa – Tarefas que podem ser realizadas em

3 dias ou mais.

● Importante que apesar da prioridade você defina um tempo de execução para que não haja PROCRASTINAÇÃO, e esse item nos leva ao próximo critério.

2. Tempo de Execução Curto – Curto para mim é no mesmo dia. Médio – Até 6 dias. Longo – A definir de acordo com o escopo da atividade, por exemplo: Planejamento estratégico mensal, levo uma semana, precificação de um produto, levo 3 dias e por aí vai.

● Então, para fazer a lista normalmente eu cruzo esses dois critérios para definir a agenda do dia. Outro ponto importante é quando a agenda leva em consideração afazeres além do trabalho, importante incluir isso na sua lista de afazeres diários de acordo com um Roteiro que otimize tempo, por ex: Preciso fazer as seguintes atividades: – Ir para o escritório – Passar na costureira – Ir no salão fazer a unha – Ir no mercado – Treino com o personal Eu sei que a costureira é a caminho do escritório, então devo sair um pouco antes para passar lá no início da manhã, como vou ter que ir ao mercado ao final do dia e também treinar a noite, o único horário possível para fazer a unha é na hora do almoço, então já faço o agendamento prévio disso, faço a lista do mercado no dia anterior e vou sempre ao mesmo mercado, pois já sei onde estão os itens que preciso, assim consigo ser rápida e ir para casa a tempo de me preparar para o treino.

O simples fato de eu pensar nas atividades no dia anterior, e tornar isso um hábito, me faz ganhar muito tempo e conseguir fazer tudo, às vezes com o tempo cronometrado mas sem acumular ou procrastinar. Por fim, como nada é perfeito, ninguém, nem a pessoa mais planejada e organizada possível está livre de compromissos inesperados e emergências, por isso você deve resolver as prioridades para que tenha uma margem de tempo caso as intercorrências aconteçam, da mesma forma que senão organizar o que deve ser feito a intercorrência pode surgir junto com a lembrança de algo importante.

E uma última coisa, mesmo com tudo isso, pode ser que você não esteja em um bom dia, e não consiga executar tudo da melhor forma, que não tenha criatividade para um planejamento estratégico, que fique doente e mais importante que se organizar e planejar é se respeitar, respeitar as limitações que muitas vezes temos por estresse, por cansaço ou por simplesmente não estar em um bom dia, e você só vai se permitir não fazer, se tiver a gestão e controle do seu tempo. Uma pessoa planejada e organizada jamais deixa uma tarefa importante para última hora!

Espero ter ajudado, até a próxima!

Ferramentas para organização:

– Trello;

– Google Agenda;

– Lembretes (App disponível em Google Play ou Apple Store)

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